Inhuur Adviseur Informatiebeheer - Freelance opdracht in s hertogenbosch

Met een goede informatievoorziening zorgen we dat VRBN betrouwbaar, betrokken, paraat en deskundig kan zijn, om samen te kunnen werken aan veiligheid. Het verwerken van informatie gebeurt steeds meer digitaal en geautomatiseerd; het gebruik van het digitale archief neemt toe, steeds meer post komt digitaal binnen en ook vergaderen gebeurt steeds meer op basis van een digitale documentstroom.

Goed informatiebeer, archiveren, is een randvoorwaarde voor een open en transparante overheid. Archiveren is meer dan alleen bewaren. Het is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie. Nu en in de toekomst, voor zo lang als nodig is. Door het groeien van de organisatie, technologische ontwikkelingen en de toename van informatie, is dit werkveld constant in beweging. Informatiebeheer adviseert en ondersteunt bij het digitaliseren en archiveren van documentstromen voor organisatie en bestuur. Dit maakt dat er effectief en efficiënt gewerkt wordt. Enerzijds om werkprocessen optimaal te ondersteunen en anderzijds om te voldoen aan wet- en regelgeving. Met behulp van jouw advies help je collega’s om eenvoudig informatie en documenten te vinden die ze nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Je draagt bij aan het adviseren m.b.t. (werk)processen en de inzet van digitale oplossingen (o.a. PowerBrowser, Xential, iBabs, Sansa, en BlueBeam) om onze archiefwaardige informatie duurzaam te bewaren, beheren en ontsluiten.

Onze organisatie heeft de ambitie om Informatiegestuurd te werken. Voor de implementatie van Informatiegestuurd werken (IGW) is het programma IGW opgericht. Één van de pijlers is datagedreven werken & informatiehuishouding. Vanuit team informatiebeheer zijn we het aanspreekpunt voor een goede informatiehuishouding. Het beoogde resultaat is dat medewerkers weten welke informatie ze waar kunnen vinden. Het verder uitrollen van zaakgericht werken in de volledige organisatie is hierin een belangrijke stap. Steeds meer sectoren werken al zaakgericht. Jij bent als projectleider verantwoordelijk voor de verdere uitrol binnen de organisatie. In overleg met de sectoren ga je inzichtelijk maken welke processen zaakgericht kunnen worden ingericht. Samen met adviseurs, applicatiebeheerders van andere applicaties en experts uit diverse sectoren en teams lever je een cruciale bijdrage aan het zaakgericht werken in onze organisatie. Jij zorgt samen met de functioneel beheerders en (sr) medewerkers informatiebeheer voor het ophalen van de behoeftes vanuit de organisatie en bent het aanspreekpunt als het gaat om tactische en strategische informatiebeheervraagstukken.

Je komt binnen de sector Bedrijfsvoering terecht in het team Informatiebeheer dat onderdeel is van het team Informatisering & Automatisering (I&A). Vanuit dit team beheer en ontwikkel jij samen met een andere collega de systemen die betrokken zijn bij het Zaakgericht werken waar de sectoren Risicobeheersing, Brandweerzorg en Crisisbeheersing, Rampenbestrijding & Bedrijfsvoering gebruik van maken. Het team werkt aan betrouwbare, toekomstgerichte informatievoorziening.

Concreet ga jij in deze periode de volgende zaken oppakken en opleveren:

1. Verdere uitrol van zaakgericht werken binnen de sectoren (inrichting van minimaal 4 werkprocessen)
2. Doorontwikkeling governance teamkanalen
3. Toezichtverslag IBT 2025
4. Ondersteunen bij doorontwikkeling en inrichting van bestuurlijke besluitvormingsprocessen
5. Actualiseren Archiefverordening
6. Calamiteitenplan archief opstellen
7. Opstellen hotspotmonitors COVID19 & Vluchtelingen

• Je hebt minimaal een afgeronde HBO-opleiding op het gebied van bestuurlijke informatiekunde of informatiebeheer, zoals bijv. SOD 2, LARM of LRM;
• Je hebt ervaring met informatiebeheer bij de Overheid en het werken met zaakgerichte applicaties;
• Je hebt ervaring met de overgang van analoog naar digitaal informatiebeheer (digitalisering/vervanging);
• Je hebt ervaring met het opstellen en implementeren van beleid op het vakgebied informatiebeheer/DIV;
• Je hebt ervaring met het werken met en beheren van een DMS/RMA;
• Je hebt actuele kennis van de ontwikkelingen in het vakgebied informatiebeheer/DIV;
• Je hebt specialistische expertise, maar ook oog voor het overkoepelende organisatiebelang;
• Je bent klantgericht, sociaal vaardig en soepel in omgang;
• Je bent ondernemend en initiatiefrijk en legt de verantwoordelijkheid waar die hoort.
• Je bent in staat zelfstandig te werken maar kunt daarnaast ook goed in teamverband werken;
• Je bent in staat om het overzicht te bewaren;
• Je bent klantgericht, sociaal vaardig en soepel in omgang;
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden;
• Het is een pré als je kennis hebt van organisaties in het veiligheidsdomein.
• Je kunt bij aanvang van de werkzaamheden een VOG overleggen

• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie.

• Minimaal een afgeronde hbo-opleiding op het gebied van bestuurlijke informatiekunde of informatiebeheer, zoals bijvoorbeeld SOD II, LARM of LRM.

Motivatiebrief

• Bij deze opdracht wordt een motivatiebrief gevraagd die meetelt in de uiteindelijke beoordeling.

• In de motivatiebrief dient de kandidaat relevante ervaring te beschrijven binnen drie eerdere opdrachten.

• In deze beschrijving moet aantoonbaar worden gemaakt dat de zeven concrete onderdelen uit de opdrachtbeschrijving zijn uitgevoerd.

• De uitgevoerde werkzaamheden dienen duidelijk en concreet te worden toegelicht.

CV en motivatiebrief (inhoudelijke beoordeling)

• De gegadigde dient een CV en motivatiebrief in te dienen waarin expliciet wordt ingegaan op de gestelde competenties.

• Er moeten voorbeelden worden benoemd die aantonen dat de kandidaat beschikt over de gevraagde ervaring en in staat is de opdracht goed uit te voeren.

• VRBN beoordeelt in welke mate de kandidaat aansluit bij de gestelde competenties en gevraagde ervaring.

• Daarnaast wordt beoordeeld in welke mate de kandidaat past binnen VRBN als organisatie.

Selectie op basis van documenten

• Ingediende offertes worden eerst beoordeeld op basis van de motivatiebrief en het CV.

• Indien de kandidaat niet of onvoldoende aansluit, volgt afwijzing en uitsluiting van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure.

• Indien de kandidaat voldoende aansluit, kan een score worden toegekend tot maximaal 100% van de te behalen punten.

Interview

• Na de eerste selectieronde worden met een aantal partijen interviews afgenomen.

• De interviews wegen mee in de uiteindelijke beoordeling.

• VRBN is voornemens maximaal vijf kandidaten uit te nodigen voor de interviewronde, met de mogelijkheid om minder kandidaten uit te nodigen.

• Tijdens het interview wordt gelet op concrete voorbeelden die inzicht geven in competenties, kennis en praktijkervaring.

• Daarnaast wordt beoordeeld of de persoonlijkheid van de kandidaat past binnen de organisatie en het team.

Gunning

• Na afronding van de interviews neemt VRBN een beslissing over het gunnen van de opdracht.

• VRBN is voornemens de opdracht te gunnen aan de organisatie met de meest geschikte kandidaat voor VRBN.

• Analytisch vermogen - Het signaleren van problemen; zoeken naar herkennen van belangrijke informatie; verbanden leggen tussen gegevens en het opsporen van mogelijke oorzaken van problemen
• Inlevingsvermogen - Het onderkennen en zich verplaatsen in de belangen, gevoelens en behoeften van anderen en het rekening houden met de gevolgen van eigen handelen op anderen of onderdelen van de organisatie. Zich bewust zijn van de eigen invloed op situaties en op de gevoelens van anderen.
• Klantgerichtheid - Het onderzoeken van en anticiperen op wensen en behoeften van de (relatie met de) klanten en/of opdrachtgevers; hierop aansluiten en toegevoegde waarde leveren. Hoge prioriteit geven aan servicebereidheid en klanttevredenheid
• Mondelinge communicatie - Het kernachtig, helder en grammaticaal correct formuleren van ideeën en informatie, zodanig dat de boodschap overkomt en begrepen wordt door de doelgroep.
• Regisseren - Het samenbrengen van belangen, opinies en inbreng van diverse partijen, het vorm- en richting geven aan (uiteenlopende) samenwerkingsverbanden en het realiseren van een gemeenschappelijk resultaat.
• Resultaatgerichtheid - Het formuleren van doelstellingen en resultaten en het actief gericht zijn op het behalen ervan.
• Schriftelijke communicatie - Het helder, grammaticaal correct, kernachtig en voor de doelgroep begrijpelijk op schrift stellen van een boodschap

• Van 1-4-2026 t/m 1-4-2027
• Optie verlenging: 4 x 3 maanden
• Standplaats: Vogelstraat, Den Bosch
• Plannen interviews
• U hoort z.sm. of VRBN op basis van de door u ingediende offerte in gesprek wenst te gaan met de voorgestelde kandidaat. De gesprekken zullen hoogstwaarschijnlijk 2 februari 2026 plaatsvinden, meer informatie volgt nog t.z.t.
• Toelichting op rooster: De verwachte inzet bedraagt 28-36 uur. Voor deze inhuuropdracht heeft VRBN een inschatting gemaakt van de verwachte ureninzet. VRBN benadrukt dat de aangegeven ureninzet een inschatting is en dat dit nog kan wijzigen bij behoefte (toename/afname).