Informatiemanager technisch documenten Asset Management - Freelance opdracht in Amsterdam
FlexSpot®Opdrachtomschrijving
Functie omschrijving
Je bent de schakel tussen techniek en werkvloer en zorgt voor veilige, vindbare en wettelijk conforme opslag van digitale documenten. Je draagt bij aan procesoptimalisatie, kwaliteitsbeheer en verbetering van de informatiehuishouding, zodat het tDMS ons doel blijft dienen.
Vacature ontstaat uit groei: start tDMS-implementatie en uitfasering van het huidige BMI-DMS vragen om een aparte schakelrol tussen techniek en beheerpraktijk.
Zonder deze rol ontbreekt een trekker voor de tDMS-migratie vanuit informatiemanagement; risico op onvoldoende Archiefwet- en AVG-naleving en extra beheerlast/technische schuld.
Betrouwbare beheerdossiers zijn noodzakelijk voor veilig en tijdig onderhoud van de openbare ruimte.
Je rol is belegd bij PIM-AM (Proces- en Informatiemanagement Asset Management), het team binnen Stedelijk Beheer van de Gemeente Amsterdam dat de schakel vormt tussen de beheerpraktijk en de informatievoorziening en systemen die daarvoor worden gebruikt.
PIM-AM werkt vanuit een gezamenlijke visie en vaste afspraken (architectuur), zodat oplossingen op elkaar aansluiten en informatie eenmalig wordt vastgelegd en meervoudig kan worden gebruikt.
Binnen Stedelijk Beheer beheren we het areaal in de openbare ruimte van Amsterdam.
Werkzaamheden
- Opstellen en implementeren van werkafspraken voor goed informatiebeheer.
- Begeleiden van migraties: data in kaart brengen, opschonen, converteren en zorgen voor soepele overgang naar het nieuwe systeem.
- Vertalen van gebruikersprocessen en vereisten (documentregistratie, metadatering, autorisaties) naar begrijpelijke gebruikersinstructies.
- Adviseren over en verbeteren van processen rondom documentbeheer.
- Borgen van naleving van wettelijke richtlijnen zoals Archiefwet en AVG, en gemeentelijke standaarden en richtlijnen.
- Onderdeel zijn van het beheerteam (scrumteam) van het huidige en toekomstige tDMS en participeren in het project technisch DMS.
- Migratieplan van BMI-DMS naar tDMS opgesteld en in uitvoering, inclusief opschoon- en conversieaanpak.
De opdrachtgever(s)
PIM-AM werkt vanuit een gezamenlijke visie en vaste afspraken (architectuur), zodat oplossingen op elkaar aansluiten en informatie eenmalig wordt vastgelegd en meervoudig kan worden gebruikt.
Binnen Stedelijk Beheer beheren we het areaal in de openbare ruimte van Amsterdam.
Je werkt in een scrumteam samen met de Product Owner, Scrum Master, functioneel beheerders en ontwikkelaars en draagt direct bij aan betrouwbaar documentbeheer voor de stad.
Omschrijving kandidaat
- Je bouwt mee aan de uitrol van een nieuw technisch documentmanagementsysteem en bepaalt mede hoe Amsterdam straks omgaat met beheerdossiers van bruggen, tunnels, sluizen en andere assets.
- Met betrouwbaar en actueel documentbeheer draag je direct bij aan een veilige, leefbare en bereikbare stad.
- Je werkt in een hecht team bij Proces en Informatiemanagement voor Asset Management (PIM-AM) met korte lijnen naar adviseurs, Product Owners en asset-teams.
- Je werkt in een hecht team met korte lijnen naar adviseurs, Product Owners en asset-teams.
- Je zorgt voor veilige, vindbare en wettelijk conforme opslag van digitale documenten en draagt bij aan procesoptimalisatie, kwaliteitsbeheer en verbetering van de informatiehuishouding, zodat het tDMS het beoogde doel blijft dienen.
- Inwerken in PIM-AM, het scrumteam en het tDMS-aanbestedingstraject.
- Overzicht van huidige dossierstructuur en -omvang per assettype en status van lopende opschoningstrajecten.
- Eerste concept werkafspraken voor informatiebeheer.
- Actieve inbreng op eisen rond documentregistratie, metadatering en autorisaties in het aanbestedingstraject.
- Inwerken in het team, het scrumteam en het implementatietraject van het tDMS.
- Overzicht krijgen van huidige dossierstructuur en -omvang per assettype en status van lopende opschoningstrajecten.
- Eerste concept werkafspraken voor informatiebeheer opstellen.
- Actieve inbreng op eisen rond documentregistratie, metadatering en autorisaties in het implementatietraject.
- Metadatamodel (conform TMLO/MDTO) vastgesteld en toegepast.
- Aantoonbare voortgang in migratie van kritieke/omvangrijke dossiers.
- Gebruikersinstructies opgeleverd en geadopteerd door asset-teams.
- Archiefwet- en AVG-naleving geborgd in het nieuwe systeem.
- Migratieplan van BMI-DMS naar tDMS opgesteld en in uitvoering, inclusief opschoon- en conversieaanpak.
- Gebruikersinstructies opgeleverd en geadopteerd door asset-teams.
Functie eisen
Hieronder staan de eisen beschreven. Dit zijn knock-out criteria waaraan je minimaal dient te voldoen.
- Minimaal 5 jaar ervaring als Informatiemanager of in een vergelijkbare functie
- Minimaal 2 jaar ervaring in het fysieke domein (assetmanagement, bouw, beheer openbare ruimte, infrastructuur of civiel)
- Aantoonbare ervaring met DMS-oplossingen (zoals SharePoint, Alfresco, OpenText of vergelijkbaar)
- Aantoonbare ervaring met datamigraties, conversies en uitfaseringstrajecten
- Kennis van en ervaring met metadata-standaarden zoals TMLO/MDTO
- Kandidaat gaat akkoord met de gestelde detacheringsvoorwaarde
Wensen:
- Ervaring met werken binnen gemeentelijke kaders, zoals Archiefwet, Omgevingswet en AVG
- Ervaring met archivering, zoals bewaartermijnen, vernietigen en overbrengen
- Kennis van gemeentelijke processen en structuren bij binnen- en buitenruimte assetmanagement, beheer openbare ruimte of vastgoed
- Affiniteit met verandermanagement en het begeleiden van organisatieveranderingen
- Ervaring met werken in een agile omgeving
Competenties
- Analytisch vermogen: Hoofd- en bijzaken onderscheiden, vraagstukken uitsplitsen en logische verbanden leggen
- Mondelinge vaardigheid: Communicatief vaardig en in staat kennis over te dragen aan collega’s
- Resultaatgerichtheid: Concrete doelen als uitgangspunt nemen en vasthouden tot het doel is bereikt
- Samenwerken: Constructieve bijdrage leveren aan teamresultaat, sfeer en relaties binnen het team
- Kwaliteitsgerichtheid: Nauwkeurig en gestructureerd werken met data en systemen
- hoge kwaliteitsnormen hanteren en continu verbeteren
- Flexibel gedrag: Kunnen schakelen tussen strategisch en operationeel niveau
- gedragsstijl en invalshoek aanpassen om doelen te bereiken
Extra info
Duur: 12 maanden
Uren per week: 36
Start: 2026-09-01T21:59:00Z
Reageer direct
De opdracht sluit: 27.07.2026. Hierna is het niet meer mogelijk om te solliciteren.
Sollicitatie procedure
Vind een opdracht die bij je past
Bekijk het actuele overzicht van beschikbare opdrachten en ontdek wat aansluit bij jouw profiel en ambities. Heb je iets interessants gevonden? Klik dan door voor meer informatie en details over de opdracht.
Solliciteer direct
Klaar om te solliciteren? Met één klik stuur je jouw profiel naar de opdrachtgever of partner.
Reactie van de opdrachtgever
Na je sollicitatie neemt de opdrachtgever of partner contact met je op. Je hoort of je wordt uitgenodigd voor een gesprek, of dat je eventueel in aanmerking komt voor een andere opdracht.
Start met je opdracht
Ben je geselecteerd? Gefeliciteerd! Je kunt snel aan de slag en samen met de opdrachtgever duidelijke afspraken maken over de startdatum, voorwaarden en verwachtingen.