Informatie- en documentatiespecialist – Ministerie van justitie en veiligheid - Verloning opdracht

Opdrachtomschrijving

Hierbij wordt namens het Ministerie van Justitie en Veiligheid een offerte uitgevraagd voor de inhuur van een professional voor het uitvoeren van deze opdracht onder de voorwaarden van de offerteaanvraag en de raamovereenkomst ICT Professionals - Perceel 1: Regulier.

De opdracht is geplaatst binnen BD-BV - Cluster Bedrijfsvoering, DII - Directie Informatievoorziening en Inkoop/BKI/JenVdatalab.

Het JenV Datalab is het data en AI samenwerkingsverband van de verschillende JenV-AenM onderdelen. Met een multidisciplinair kernteam van experts als data-scientisten, data-engineers, cloud engineers en juridisch-ethisch adviseurs levert het lab ondersteuning aan de JenV-onderdelen om data-analyses, rapportages en AI-ontwikkeling te starten en te professionaliseren.

Het Datalab levert daarbij een beveiligd schaalbaar data-analyse platform in de Azure cloud, dat de JenV/AenM-onderdelen zelfstandig, of in samenwerking met, kunnen inzetten. Zodat de eigen experts zich kunnen focussen op de inhoudelijke uitvoering van de data-analyses en rapportages.

Het JenV Data & AI Lab en het kernteam rond AI-assistent Robin zijn de afgelopen periode sterk gegroeid. Robin wordt inmiddels gebruikt binnen een groot aantal JenV-organisaties. Die groei brengt een navenant groeiende informatie- en documentatiestroom met zich mee.

Het gaat onder meer om uitkomsten van DOR's, DPIA's en quickscans, architectuur- en beveiligingsdocumentatie, procedure- en werkbeschrijvingen, FAQ's voor gebruikers en aangesloten organisaties, en stukken voor gremia en besluitvorming. Deze producten worden op dit moment opgesteld door de inhoudelijk specialisten in het team naast hun primaire werkzaamheden.

Het gevolg is dat documentatie achterloopt op de ontwikkeling, dat teksten technisch van aard blijven en daardoor niet aansluiten op de doelgroep, dat stukken voor gremia laat en onder tijdsdruk tot stand komen, en dat schaarse specialistische capaciteit wordt besteed aan redactioneel werk. Tegelijkertijd bestaat er bij gebruikers, aangesloten organisaties en bestuurders een duidelijke informatiebehoefte aan begrijpelijke uitleg over kernonderwerpen.

Doel van de opdracht is het tijdelijk toevoegen van uitvoerende capaciteit die deze informatiestroom gestructureerd verwerkt en ontsluit: complexe technische en juridische bronnen omzetten naar begrijpelijke teksten, documentatie en interne kanalen actueel houden, stukken voor gremia samenstellen en documenten door de interne procedures en bronsystemen begeleiden. Daarmee blijft de inhoudelijke capaciteit van het team beschikbaar voor de inhoud.

De strategische communicatieadvisering en de communicatieve eindredactie van externe uitingen blijven belegd bij de communicatieadviseur van de directie. De agile procesbegeleiding, het overlegritme en de teamcoordinatie blijven belegd bij de scrum master en de teamleider. Deze opdracht is uitvoerend en aanvullend op beide; de rol kent geen sturende, adviserende of coordinerende component.

• Omzetten van technische en juridische bronmaterialen naar begrijpelijke teksten voor uiteenlopende doelgroepen: gebruikers, aangesloten organisaties, management en bestuur, altijd in nauwe afstemming met team communicatie.
• Opstellen, beheren en actueel houden van teamdocumentatie en interne kanalen, waaronder de Connect-pagina's, inclusief FAQ's over Robin voor gebruikers en organisaties.
• Samenstellen en verzamelen van stukken voor gremia en overleggen, inclusief input ophalen, bundelen, versiebeheer en tijdige aanlevering.
• Begeleiden van documenten door interne procedures en bronsystemen, waaronder vaststelling, registratie, archivering en publicatie.
• Verslaglegging van overleggen en werksessies en het vastleggen van besluiten en actiepunten.
• Beschrijven en actueel houden van werkprocedures en werkinstructies van het team.
• Signaleren waar documentatie ontbreekt, verouderd of tegenstrijdig is en dit gericht aankaarten bij de teamleider.

Eisen

• De kandidaat heeft een HBO/WO werk- en denkniveau.
• De kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring met het analyseren, beschrijven en documenteren van informatievoorziening, systemen of processen binnen een ICT-/IV-omgeving. Dit blijkt uit het CV.
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het vertalen van complexe technische en/of juridische materie naar begrijpelijke teksten voor niet-specialistische doelgroepen.
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het beheren en actueel houden van documentatie en/of intranet- of webpagina's, inclusief het voeren van versiebeheer.
• De kandidaat dient minimaal een voldoende (6>) te scoren op ieder interviewcriterium om in aanmerking te komen voor gunning.
• De kandidaat is beschikbaar op maandag 24, dinsdag 25 of woensdag 26 augustus 2026 voor een interviewgesprek. Is de kandidaat op deze dagen niet beschikbaar voor een interview, dan wordt de offerte terzijde gelegd.

Wensen

• De kandidaat levert bij de aanbieding minimaal twee werkvoorbeelden aan waarin complexe technische of juridische materie is vertaald naar begrijpelijke tekst voor een niet-specialistische doelgroep. Beoordeeld worden helderheid, structuur en doelgroepgerichtheid van de aangeleverde teksten.
• De kandidaat heeft ervaring met het documenteren van een data-, AI- of cloudvoorziening, inclusief aantoonbare bekendheid met AVG/DPIA-terminologie en het kader van de EU AI Act.
• De kandidaat heeft ervaring met het samenstellen van documentatie en stukken voor gremia en besluitvorming binnen de rijksoverheid of een vergelijkbare (semi)publieke organisatie.
• De kandidaat is beschikbaar binnen x aantal weken na gunning.

Competenties

• analyseren
• creativiteit
• netwerken
• omgevingsbewustzijn
• organisatiesensitiviteit
• overtuigingskracht
• plannen en organiseren
• resultaatgerichtheid

Overige informatie

De directie Informatisering & Inkoop (DI&I) is verantwoordelijk voor de JenV-brede ICT-infrastructuur door het inrichten en beheren van centrale voorzieningen en adviseert, faciliteert en ondersteunt de ambtelijke top, de DG- en op verzoek van deze de JenV-onderdelen over beleidsmatige vraagstukken op het gebied van informatievoorziening en de beheersing van grote ICT-projecten.

Strategisch leveranciersmanagement is ingericht voor Microsoft, ook voor het Rijk, en Oracle. De directie heeft daarnaast de bedrijfsjuridische functie voor JenV in huis en formuleert JenV-brede kaders en adviezen om als ministerie rechtmatig, efficiënt en duurzaam te kunnen inkopen en aan te sluiten op Europese en Rijksbrede ontwikkelingen voor IV en inkoop.

De afdeling BKI is verantwoordelijk voor het opzetten en uitbouwen van het JenV Datalab, zodat JenV-onderdelen schaalbaar, veilig en verantwoord data-analyses kunnen uitvoeren met geavanceerde tools.