Implementatie Consultant (junior)

Ministerie van Economische Zaken en Klimaat - LNV (BT)
Bekijk opdracht Opdracht waarschijnlijk gesloten

Opdrachtomschrijving
Doel van de opdracht: Voor de invoering van een nieuw zaaksysteem en het verder professionaliseren van de informatiehuishouding is LNV op zoek naar een implemenatieconsultant met een hands-on mentaliteit en flexibilieit van inzet bij de gebruikers. Je werkt zeer nauw samen met de aanspreekpunten binnen de beleidsdirecties van DG Agro, te weten PAV, DAD en EIA. Het dienstonderdeel DG Agro, bestaande uit ongeveer 300 medewerkers, heeft Siris (document management systeem) per 1 juli in gebruik genomen. Om de medewerkers extra ondersteuning en begeleiding te bieden, is er behoefte aan een implementatie ondersteuner. De implementatie ondersteuner zal fungeren als aanspreekpunt en zorgen voor uitleg en hulp bij het gebruik van het Siris-systeem.

Taken en verantwoordelijkheden:

  • Fungeren als aanspreekpunt voor medewerkers van DG Agro bij vragen en problemen met betrekking tot het gebruik van het Siris- informatiesysteem.
  • Proactief rondlopen op de werkvloer om medewerkers te ondersteunen en problemen tijdig te identificeren en op te lossen.
  • Geven van uitleg en demonstraties van de functionaliteiten van het Siris-systeem aan medewerkers.
  • Assisteren bij het oplossen van technische problemen en doorverwijzen naar de juiste IT-ondersteuning indien nodig.
  • Assisteren bij het oplossen van vraagstukken in de werkwijze door te analyseren en voorstellen te doen voor verbetering en te maken werkafspraken.
  • Documenteren van veelvoorkomende problemen en vragen, en rapporteren aan het projectteam.
  • Opstellen doelgroep specifieke instructies inclusief de werkafspraken die gelden voor het Directoraat.

Achtergrond opdracht
Per 1 januari 2023 is het Ministerie van EZK/LNV overgestapt naar het nieuwe informatiesysteem genaamd Siris. Dit systeem is geïmplementeerd om de informatiehuishouding te verbeteren, waarbij het opslaan, beheren en verstrekken van digitale informatie binnen de organisatie wordt geoptimaliseerd. Het vorige systeem, DoMuS, voldeed niet meer aan de eisen van het werk en de nieuwe wetgeving, zoals de Wet open overheid en de nieuwe Archiefwet. Siris biedt een betere mogelijkheid om informatie op te slaan, te vinden en te delen, met als doel meer transparantie en openheid te bevorderen. Het programma heeft de ambitie om te zorgen voor een optimale ondersteuning van het werkproces van de medewerkers van het kerndepartement van EZK en LNV. Dit wil zeggen dat alle documenten die nodig zijn voor een bepaald werkproces voor de medewerker op het juiste moment en in de juiste vorm beschikbaar zijn. Werkprocessen worden geoptimaliseerd samen met de belanghebbenden van het proces. Dit heeft geleid tot:

  • Nieuwe werkafspraken
  • Verbeteringen in de processtappen
  • Standaardisatie van soortgelijke processen
  • Meetbaarheid van de voortgang binnen de processen
  • Duidelijkheid over verantwoordelijkheden
  • Verbetering van afhandeltijden
  • Vertaalslag hiervan naar het ondersteunende zaaksysteem van Opentext.

De kerndepartementen van het ministerie van EZK en LNV zijn sinds 4 januari over op het systeem SIRIS dat de toekomstgerichte informatiehuishouding ondersteunt. Het programma bevindt zich in de nazorgfase. De start van het programma is onrustig geweest door onvolkomenheden in proces en systeem. Inmiddels zijn de eerste verbeteringen doorgevoerd maar dat heeft niet geleid tot voldoende begrip van en vertrouwen in het systeem met de bijbehorende werkwijze. Daarom is nu een begeleidingstraject gestart om de directies te helpen hun werkprocessen te vertalen naar de nieuwe werkwijze en systeem. De implementatie consultant maakt deel uit van dit begeleidingstraject en is direct op de werkvloer aanwezig om het gebruiksgemak te vergroten door de collega's actief te begeleiden.

Eisen

  • Een doorleenconstructie is niet toegestaan
  • Procesmanagement, Procesarchitectuur, Informatie analyse
  • Business analyse
  • Aantoonbare ervaring met procesmanagement en digitalisering van processen
  • Wensen

  • Basiskennis van IT-ondersteuning en het vermogen om technische problemen te diagnosticeren en door te verwijzen indien nodig. (2 jaar)
  • Bij voorkeur relevante opleiding zoals business informatie technology, bedrijfskundige informatica of informatiekunde
  • Kennis en ervaring van documentmanagement en recordmanagement implementaties is een pre
  • DG Agro bestaat uit drie beleidsdirecties, te weten PAV, DAD en EIA. De wens is om de implementatie ondersteuner in te zetten op de dagen maandag, dinsdag en donderdag, waarbij roulerend wordt gewerkt voor de 3 beleidsdirecties.
  • Competenties

  • Ruime ervaring met het gebruik van informatiesystemen binnen een overheidsorganisatie (2 jaar)
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden en het vermogen om technische informatie begrijpelijk over te brengen aan gebruikers op verschillende niveaus (2 jaar)
  • Proactieve houding en vermogen om snel te schakelen tussen verschillende taken (2 jaar)
  • Probleemoplossend vermogen en geduld bij het begeleiden van medewerkers bij het gebruik van het Siris-systeem (2 jaar)
  • Aanvullende Informatie
    Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.

    Bekijk opdracht Opdracht waarschijnlijk gesloten