Functioneel beheerder – Ministerie van buitenlandse zaken - Verloning opdracht

Opdrachtomschrijving

Bij de afdeling functioneel beheer van de Hoofddirectie Consulaire en Visumzaken (HDCV) staat de gebruiker centraal. Vanuit een hands-on mentaliteit, snel schakelen en een open werksfeer wordt gewerkt aan ondersteuning van diensten op het gebied van visa, reisdocumenten, consulaire bijstand, publieksinformatie, crisisbeheersing en bedrijfsvoering.

In deze rol maak je deel uit van een team van circa achttien medewerkers dat verantwoordelijk is voor het functioneel beheer van een twintigtal applicaties. Deze applicaties ondersteunen onder meer het visum- en reisdocumentenproces, consulaire bijstand aan Nederlanders in nood in het buitenland, publieksinformatie, crisisbeheersing en bedrijfsvoering.

Wil je graag betekenisvol werk doen? Werken bij HDCV is werken aan opdrachten met maatschappelijke impact.

Vanuit de afdeling functioneel beheer van de Hoofddirectie Consulaire en Visumzaken (HDCV) wordt gewerkt aan dienstverlening op het gebied van visa, reisdocumenten, consulaire bijstand, publieksinformatie, crisisbeheersing en bedrijfsvoering. Voor deze omgeving wordt gezocht naar een medior functioneel beheerder die helpt om de dienstverlening naar een hoger niveau te brengen.

In deze functie ben je de verbinder tussen business, IT en leveranciers. Je bewaakt, borgt en beheert de functionaliteiten, beschikbaarheid, betrouwbaarheid en performance van de informatievoorziening. Daarnaast stel je richtlijnen, documentatie en procedures op voor het gebruik en beheer van bedrijfskritische applicaties en ondersteun je gebruikers optimaal.

Je staat in nauw contact met interne klanten binnen HDCV om nieuwe of gewijzigde functionaliteiten te testen en kerngebruikers te begeleiden. Ook verzorg je de afstemming met de ICT-afdeling (IDI) en onderhoud je periodiek contact met leveranciers van de applicaties.

Naast het functionele ketenbeheer van bestaande applicaties word je betrokken bij upgrades, innovatieve projecten en implementaties van nieuwe systemen. Voorbeelden hiervan zijn de implementatie van een nieuw e-kassa systeem wereldwijd, een project voor een nieuw systeem voor consulair maatschappelijke bijstand voor Nederlanders in nood in het buitenland en een verbetering binnen het visumproces (RVIS).

Er wordt steeds meer op een agile manier samengewerkt met stakeholders. Er wordt kort cyclisch gewerkt in tweewekelijkse sprints en eens per kwartaal vindt een PI event plaats om gezamenlijk af te stemmen waar in het komende kwartaal aan gewerkt wordt.

Eisen

• Afgeronde HBO opleiding op het gebied van informatievoorziening
• BiSL certificering
• Agile certificering
• KWIV profiel 3.1.3 Functioneel Beheer
• Kennisgebied 5.3.1 Informatiemanagement
• Kennisgebied 4.4.3 (Agile) Coaching
• Minimaal 5 jaar aantoonbare affiniteit met het professionaliseren van het functioneel beheer
• Minimaal 3 jaar ervaring met het coachen van functioneel beheerders
• Minimaal 3 jaar ervaring met het bespreken van servicerapportages met de interne klant op tactisch niveau

Wensen

• Functioneel beheer ervaring in complexe omgevingen
• Aantoonbare ervaring met het inrichten en professionaliseren van het functioneel beheer; maak duidelijk waaruit dit blijkt en hoe je dit hebt aangepakt
• Je hebt je collega functioneel beheerders gecoacht, aangesproken op houding en gedrag en hen actief betrokken bij verbeteringen
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk in het Nederlands (C2) en Engels (C1)
• De drive om continu te willen verbeteren en hiermee het team te laten groeien naar een nog hoger professioneel niveau
• Je hebt de klanttevredenheid aantoonbaar weten te verhogen; maak duidelijk waaruit dit blijkt en vooral hoe je dit hebt aangepakt
• 4 dagen werken (4 x 8 uur) waarvan 3 dagen fysiek op locatie

Competenties

• Samenwerking
• Analytisch
• Overtuigingskracht
• Klantgerichtheid
• Kwaliteitsbewustzijn
• Resultaatgericht

Overige informatie

Het ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen en tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.

Het ministerie voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. Er wordt gestreefd naar diversiteit in leeftijd, geslacht, cultuur, achtergrond, geaardheid, kennis en competenties.

De Hoofddirectie Consulaire en Visumzaken (HDCV) is verantwoordelijk voor consulaire dienstverlening aan Nederlanders in het buitenland en levert een bijdrage aan de regulering van het vreemdelingenverkeer naar Nederland. De directie doet zowel beleidsontwikkeling als beleidsuitvoering en valt onder de directeur-generaal Europese Samenwerking.

Binnen het cluster Functioneel Beheer, onderdeel van de afdeling Consulaire Bedrijfsvoering, heerst een open en informele werksfeer. Het team telt circa achttien medewerkers en is divers qua achtergrond, gender en leeftijd.