Functioneel Beheerder / Coördinator / Coach – Ministerie van buitenlandse zaken - Verloning opdracht

Opdrachtomschrijving

Voor onze opdrachtgever Ministerie van Buitenlandse Zaken zoeken wij een Sr. Functioneel Beheerder / Coördinator / Coach.

Overzicht hebben, snel schakelen en de gebruiker centraal stellen. Vanuit die kwaliteiten kijkt de afdeling functioneel beheer van de hoofddirectie Consulaire en Visumzaken (HDCV) naar haar dienstverlening. In een open werksfeer draagt de afdeling bij aan de ondersteuning van diensten op het gebied van visa, reisdocumenten, consulaire bijstand, publieksinformatie, crisisbeheersing en bedrijfsvoering.

Wij zijn momenteel op zoek naar een coach op IV-gebied die wil helpen om de dienstverlening naar een nog hoger niveau te brengen. Wil je graag betekenisvol werk doen? Werken bij HDCV is werken aan opdrachten met maatschappelijke impact.

Overzicht hebben, snel schakelen en de gebruiker centraal stellen. Vanuit die kwaliteiten kijkt de afdeling functioneel beheer van de hoofddirectie Consulaire en Visumzaken (HDCV) naar haar dienstverlening. In een open werksfeer draagt de afdeling bij aan de ondersteuning van diensten op het gebied van visa, reisdocumenten, consulaire bijstand, publieksinformatie, crisisbeheersing en bedrijfsvoering.

Voor deze opdracht wordt gezocht naar een coach op IV-gebied die helpt om de dienstverlening naar een hoger niveau te brengen. In deze functie ben je de verbinder tussen business, IT en leveranciers. Je denkt en werkt ketengericht, houdt overzicht en stelt samen met stakeholders de juiste prioriteiten.

Je staat continu in nauw contact met interne klanten binnen HDCV, zodat je goed in staat bent om nieuwe of gewijzigde functionaliteiten te implementeren en de kerngebruikers te begeleiden of te laten begeleiden. Daarnaast verzorg je de juiste afstemming met de ICT-afdeling (IDI) en onderhoud je periodiek nauw contact met leveranciers van applicaties.

Naast het functionele ketenbeheer van bestaande applicaties, word je ook betrokken bij upgrades, innovatieve projecten en implementaties van nieuwe systemen. Onlangs vond bijvoorbeeld een implementatie plaats van een nieuw e-kassasysteem wereldwijd, loopt er een project voor een nieuw systeem voor consulair maatschappelijke bijstand voor Nederlanders in nood in het buitenland en staat een impactvolle verbetering binnen het visumproces op de planning.

Er wordt steeds meer op een agile manier samengewerkt met alle stakeholders. Er wordt kort cyclisch gewerkt in tweewekelijkse sprints. Eens per kwartaal is er een PI-event waarin gezamenlijk wordt afgestemd waar in het komende kwartaal aan gewerkt wordt.

Tijdens het werk is er veel afstemming met Product Managers, Product Owners, SME'ers, Business Analisten, Test- en Release managers en developers. Jouw input is essentieel om samen te zorgen dat opgeleverde items goed en tijdig functioneren zoals gewenst.

Eisen

• Bij minimaal 2 opdrachtgevers het IV beheer geprofessionaliseerd; 5 jaar
• Coachen van IV beheerders; 5 jaar
• Bespreken servicerapportages met de (interne) klant op tactisch niveau; 3 jaar

Wensen

• Je hebt aantoonbaar teams gecoached op houding en gedrag en op een professioneler level terecht laten komen. Geef bij deze wens duidelijk, gedetailleerd aan hoe jij dit hebt aangepakt en welke rol jij hierin had.
• Je hebt ervaring met het inrichten en professionaliseren van het IV beheer. Maak duidelijk waaruit dit blijkt en hoe je dit hebt aangepakt. Schrijf vanuit de 'ik' vorm.
• Je hebt de klanttevredenheid weten te verhogen. Maak duidelijk waaruit dit blijkt en vooral hoe je dit hebt aangepakt. Wees gedetailleerd in je beschrijving. Schrijf vanuit de 'ik' vorm.
• De drive om continu te willen verbeteren en komt met een stappenplan hiervoor.

Competenties

• Samenwerking
• Overtuigingskracht
• Klantgerichtheid
• Organisatie sensitief
• Resultaatgericht

Overige informatie

In deze rol maak je deel uit van een functioneel beheerteam van circa achttien medewerkers dat belast is met het functioneel beheer van een twintigtal applicaties.

Het gaat om applicaties die het visum- en reisdocumentenproces ondersteunen (CSO), het proces voor consulaire bijstand aan Nederlanders in nood in het buitenland, publieksinformatie aan Nederlanders en niet-Nederlanders in het buitenland die gebruik maken van de diensten van de Nederlandse overheid (NWW), crisisbeheersing en bedrijfsvoering.

Het team hanteert de BiSL-systematiek. De focus ligt in eerste instantie op de NWW-hoofdprocessen: consulaire bijstand, publieksinformatie, crisisbeheersing en bedrijfsvoering. Hiervoor is een apart subteam ingericht.

Het team werkt nauw samen met zowel collega’s aan de beleidsmatige kant, binnen de bedrijfsvoering (AVG, Informatiebeveiliging, business intelligence, financiën en HR), als aan de uitvoerende kant, de gebruikers van de systemen. De applicaties bevinden zich in een interne en soms externe keten. Daarom is er ook veel contact met andere ministeries en voor visa met Schengenpartners.

Het ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering en voert dit uit.

Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld. Het ministerie voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. De verschillen van mensen worden optimaal ingezet en benut. Bij de samenstelling van teams en de aanname van nieuw talent wordt gestreefd naar diversiteit in leeftijd, geslacht, cultuur, achtergrond, geaardheid, kennis en competenties.