Directie Assistent - Freelance opdracht

Korte Beschrijving Speelveld

Ontwikkelorganisatie Ruimte is een groot organisatieonderdeel binnen de gemeente Utrecht, met ruim 970 medewerkers. De organisatie wordt geleid door de Directeur Ruimte en drie directeuren, elk verantwoordelijk voor een eigen portefeuille. Gemeente Utrecht is een van de grootste gemeenten van Nederland en heeft grote ambities, met een werkveld dat zich richt op gebiedsontwikkeling en gebiedsoverstijgende thema’s zoals duurzame energie en mobiliteit.

De directeuren worden ondersteund door een team van 5 directieassistenten, die doorgaans samenwerken met één directeur. We willen het team nu aanvullen met een directieassistent voor de Directeur Stedelijk Beleid. Deze directeur is verantwoordelijk voor het beleid en de uitvoering van werkzaamheden gericht op de ruimtelijke ontwikkeling van de stad, zoals de toekomstvisie voor duurzame energie, de balans tussen groen en mobiliteit, en het realiseren van prettig wonen.

We zoeken een assistent met affiniteit voor ruimtelijke ontwikkeling, die nauw samenwerkt met het team van directieassistenten om de dynamiek in het werk van de directeuren te vertalen naar een overzichtelijke agenda, goed geordende acties en informatie. Je zorgt ervoor dat de directeur optimaal kan functioneren door het ontzorgen van administratieve taken.

Opdrachtomschrijving

Als directieassistent ben je verantwoordelijk voor:

• Beheren van de agenda van de directeur.
• Organiseren van de mailbox door diverse mappen te beheren.
• Organiseren van bijeenkomsten, zowel intern als extern.
• Reserveren van vergaderzalen en afstemmen van benodigde faciliteiten.
• Afstemmen met medewerkers om informatie en stukken aan te leveren.
• Voorbereiden van reistijd voor overleggen en bijeenkomsten.
• Verwerken van ziek- en betermeldingen van medewerkers.

Jouw profiel

• HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar ervaring in een soortgelijke functie als directieassistent.
• Ervaring met het ondersteunen van een directielid.
• Ervaring binnen een overheidsorganisatie is een pré.
• Kennis van systemen zoals Ibabs en Validsign is een pré.

Competenties en Vaardigheden

• Overzicht houden in een dynamische omgeving en prioriteiten kunnen stellen.
• Verantwoordelijkheidsgevoel en sensitiviteit in relatie tot de plek en verantwoordelijkheden van de directie in de gemeentelijke organisatie.
• Communicatief vaardig (zowel mondeling als schriftelijk).
• Nauwkeurig en hands-on.
• Snel schakelen en oplossingsgericht denken bij knelpunten.
• Zelfstandig werken en in afstemming met de directeur en samenwerkende collega’s handelen.

Goed om te weten

• De gesprekken zijn gepland op 18 maart 2025. Je wordt gecontacteerd als je wordt uitgenodigd voor een gesprek, dat fysiek zal plaatsvinden in het Stadskantoor van de gemeente Utrecht.
• Inschrijving door zzp’ers is niet toegestaan in het kader van de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie).
• Het opvragen van referenties kan onderdeel zijn van de procedure.
• De weging van de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes, met een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief en 75% voor de kwaliteit.