Consultants 3-Fase Financieel Systeem

FlexSpot®
Bekijk opdracht

Voor onze opdrachtgever Gemeente Haarlem zijn wij op zoek naar consultants die implementatie, uitfaseren en nazorg van een Financieel systeem tot een goed einde kunnen brengen.

Werkzaamheden

De gemeente Haarlem maakt gebruik voor haar financiële processen gebruik van Geïntegreerd Financieel Systeem/EnterpriseOne (hierna GFS) van Oracle JD Edwards. De huidige leverancier heeft aangegeven per 1 januari 2026 te stoppen met de ondersteuning van deze applicatie. Vandaar dat in 2024 gestart is met de aanbesteding voor een nieuw financieel systeem. Deze aanbesteding zal aan het eind van het jaar zijn afgerond, waarna met ingang van 2025 gestart moet worden met de invoer van het nieuwe systeem. De invoer van het nieuwe financiële systeem kent een maximale looptijd van 1 jaar. Daarnaast moet er ook aandacht worden besteed aan de uitfasering van GFS (incl. eventuele aanverwante applicaties) en de nazorg na de life-gang. Hiervoor geldt een langere doorlooptijd.


We zijn op zoek naar consultants die een geïntegreerde aanpak biedt om de implementatie, uitfasering en nazorg tot een goed einde te kunnen brengen. Onder een geïntegreerde aanpak verstaan we de inzet van verschillende functionaliteiten zoals projectmanagement, business consultancy, PMO en testmanagement. Aangezien de businesskant voor ons daarbij minstens zo belangrijk is als de ICT-kant, is kennis van financiële processen een must. Verder verwachten we van een geïnteresseerde consultants dat zij recente ervaring hebben met de implementatie van een nieuw financieel systeem bij een overheidsinstantie, bij voorkeur bij een 100.000+ gemeente. Van belang is ook nog te vermelden dat GFS momenteel on-premise draait, maar dat bij de aanschaf van het nieuwe systeem gekozen is voor een cloud oplossing. Een dergelijke overgang moet voor een geïnteresseerde consultants geen onbekende materie te zijn.

Functie-eisen

  • Processen – Door de afdelingen Financiën (Fin) en Informatie Voorziening (IV) gevalideerde en door de betreffende afdelingsmanagers geaccordeerde (toekomstige) processen. De processen dienen te zijn geïmplementeerd, waarbij maximale aandacht is besteed aan optimalisatie, uniformering en digitalisering
  • Informatie – Het realiseren van uniforme gemeente brede data definities, waarbij tevens is benoemd wie eigenaar is van de betreffende informatie
  • Bevoegdheden – Door afdelingen geaccepteerde, geoptimaliseerde en geüniformeerde toedeling van bevoegdheden, afgestemd op de nieuwe processen, vast te leggen in mandaat-, budgethoudersregeling en financiële goedkeuringsrouting
  • Systeem – Een geaccepteerde cloud applicatie welke is ingericht met workflows en rapportages conform de nieuw vastgestelde processen. De relevante gegevens uit GFS zijn middels een conversie overgezet naar de nieuwe applicatie
  • Koppelingen – De gegevensuitwisseling tussen het financiële systeem en aanverwante systemen is geoptimaliseerd en werkend
  • Opleiding – Opgeleide projectteamleden en testteams, opgeleide eindgebruikers en opgeleide beheerorganisatie
  • Communicatie & Verandermanagement – Geïnformeerde en meegenomen eindgebruikers binnen de gehele gemeentelijke organisatie. Dit moet zorgen voor voldoende kennis en draagvlak om het nieuwe systeem succesvol te kunnen gebruiken
  • Documentatie – Geaccepteerde projectdocumentatie (proces-, applicatie-, architectuur- en projectmanagement documentatie)
  • Beheer Organisatie – Project is overgedragen aan de beheerorganisatie. Hierbij wordt tevens rekening gehouden met de eisen die het beheer van een cloud-omgeving met zich meebrengt
  • Uitfasering – Er is gekeken welke systemen per wanneer kunnen worden opgezegd en hierop is tijdig actie ondernomen. Waar nodig blijven historische gegeven nog raadpleegbaar
  • Nazorg – Ondersteuning geleverd na het wegnemen van “kinderziektes” na de life-gang, alsmede het opleveren van een stappenplan voor verdere doorontwikkeling van het systeem
Bekijk opdracht