Communicatiemedewerker bij europese aanbesteding

De gemeente Utrecht is van plan een Europese aanbesteding op te starten voor een intermediair voor externe inhuur. Het is de bedoeling dat vanaf mei 2026 alle externe medewerkers vanaf schaal 10 via deze intermediair ingehuurd worden. Het projectteam, dat bezig is met deze aanbesteding en het interne veranderproces, is op zoek naar een communicatiemedewerker. Dit project wordt gezien als een grote verandering voor leidinggevenden, de organisatie en de huidige leveranciers. Om dit in goede banen te leiden is goede en tijdige communicatie naar alle stakeholders essentieel.

Projectteam
Je werkt samen in een projectteam dat naast jou bestaat uit 6 leden; Projectleider, projectsecretaris, inhoudsdeskundigen op het terrein van inhuur, inkoop, contractmanagement, informatie-en procesmanagement. Het teamlid dat verantwoordelijk is voor de inhoudelijke kant van inhuur is ook projectleider van het deelproject Stakeholdermanagement. De clustermanager Recruitment van het onderdeel Mens & Organisatie is opdrachtgever voor het project.

Opdrachtomschrijving:
In de rol als communicatiemedewerker in het projectteam ben jij verantwoordelijk voor tijdige, juiste, volledige en aansprekende informatievoorziening naar de interne organisatie, stakeholders buiten de organisatie en de directe gebruikers over de veranderingen en over wat zij kunnen verwachten. Stakeholdercommunicatie (in samenwerking met deelprojectleider Stakeholdermanagement): Actief communiceren met interne afdelingen (HR, inkoop, management) en externe partijen (wervingsbureaus, consultants, huidige leveranciers, externen) om iedereen betrokken en goed geïnformeerd te houden. Bijdragen aan beslisdocumenten / tussenrapportages m.n. over de paragraaf communicatie. Beheren van de interne communicatie rondom de veranderingen in het inhuurproces. Adviseren van het projectteam over communicatie en best practices. Het monitoren van de effectiviteit van de communicatie-inspanningen en het bijsturen waar nodig. 2. Ontwikkelen van communicatiemateriaal: Opstellen van heldere communicatie-uitingen over het veranderingen in het inhuurproces, inclusief informatiefolders, nieuwsbrieven, rapportages en interne documenten. Schrijven / redigeren van berichten voor intranet en website over het project. 3. Begeleiden van communicatie rond veranderingen: Voorbereiden en ondersteunen van informatiecampagnes, trainingsmateriaal en sessies voor medewerkers inhuurdesk en opdrachtgevende leidinggevenden over nieuwe proces voor externe inhuur. Voorbereiden en ondersteunen van informatiecampagnes, instructiemateriaal e.d. voor leveranciers in nauwe samenwerking met de gekozen intermediair. Mede-organiseren van webinars of informatiebijeenkomsten om vragen te beantwoorden en feedback te verzamelen. Je werkt autonoom, waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. Er is geen sprake van leiding en toezicht door een leidinggevende. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden.

Resultaat van de opdracht
Deze opdracht kan worden afgerond als de juiste communicatie uitingen op het juiste moment uitgezet zijn voor en tijdens de aanbestedingsperiode en tijdens de implementatieperiode van de nieuwe situatie.

Jij hebt: Proactieve houding, hands-on mentaliteit en in staat om zelfstandig te werken. Communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk. Aantoonbare, bij voorkeur minimaal 3 jaar, ervaring in communicatie, bij voorkeur in een organisatie- of projectgerichte omgeving. Ervaring met het bijdragen aan en uitvoeren van communicatieplannen. Ervaring in het maken van diverse communicatiematerialen. Ervaring met stakeholdermanagement en het organiseren van interne evenementen of sessies. Bij voorkeur heb je ervaring met de communicatie binnen organisatie veranderingen, waarbij het van belang was om draagvlak te creëren Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina. 

Eisen

• Je hebt ervaring in het maken van diverse communicatiematerialen
• Je hebt ervaring met het bijdragen aan en uitvoeren van communicatieplannen
• Je hebt ervaring met stakeholdermanagement en het organiseren van interne evenementen of sessies
• Je hebt de opdracht gelezen en je gaat akkoord met de inhoud van het profiel en deze inhuuruitvraag.

Wensen

• Beschrijf jouw ervaring met het werken binnen een projectteam waarin jij voornamelijk individueel hebt gewerkt aan de communicatie vanuit het projectteam.
• Beschrijf kort en bondig jouw ervaring met verandertrajecten in jouw rol als communicatieadviseur
• Je hebt aantoonbare, bij voorkeur 3 jaar of meer ervaring in communicatie, bij voorkeur in een organisatie- of projectgerichte omgeving – Minder dan 2 jaar – 2 tot 3 jaar – 3 tot 5 jaar – 5 jaar of meer
• Voeg hier je CV toe. Je CV is max 3 pagina's enkelzijdig en toont een volledig overzicht van je werkzaamheden tot dusver. Het CV dient ter verificatie van de antwoorden op voorgaande vragen en wordt inhoudelijk beoordeeld op kwaliteit. Daarnaast vermeldt het CV huidige nevenfuncties (bezoldigd en onbezoldigd) zodat de vacaturehouder mogelijke belangenverstrengeling kan uitsluiten. Je CV is in het Nederlands opgesteld en in Pdf-formaat.

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op verborgen of stuur een e-mail naar  We helpen je graag verder!