Facilitair Servicedesk Medewerker – Tijdelijke Opvanglocaties - Freelance opdracht in Rotterdam

Als facilitair servicedesk medewerker ben je de spin in ’t web als het gaat om vragen op facilitair gebied. Deze functie vraagt om een proactieve, stressbestendige en servicegerichte medewerker, die het leuk vindt om te werken in een zeer dynamische werkomgeving. Zo draag je bij aan een fijne goed geordende werk- en woonomgeving voor jouw collega’s en de vluchtelingen.

Jouw functie
Als facilitair servicedesk medewerker ondersteun en ontzorg je de coördinator facilitair en de facilitair locatiemanagers. Je wordt samen met een andere collega het eerste aanspreekpunt voor alle meldingen die binnenkomen en zorgt voor een goede coördinatie van al deze vragen. Dit zijn veelal (storings)meldingen, maar kunnen ook vragen en/of wensen zijn. Elke melding wordt gecontroleerd op volledigheid en duidelijkheid. Je durft door te vragen, indien de probleem- of vraagstelling niet goed geformuleerd is, totdat jij duidelijk hebt wat het probleem is. Vragen of meldingen handel je zelfstandig af door uit te zoeken wie verantwoordelijk is of zet je door naar de huismeester of een externe leverancier. Complexere situaties zet je door naar de facilitair locatiemanager of escaleer je naar de juiste persoon. Vervolgens zet je de juiste lijnen uit om de melding af te handelen en houdt de aanvrager op de hoogte van de voortgang. Je communiceert met collega’s, accounthouders, zorgpartijen en leveranciers.

Het is belangrijk dat je het overzicht houdt over alle meldingen. Staat een melding te lang open dan bel of mail je de uitvoerder en zorg je dat het alsnog geregeld wordt. Is de melding afgehandeld dan koppel je dat terug aan de melder.

Je hebt dus een echt cruciale rol, bent veelzijdig bezig en jouw taken zijn zeer verschillend. Je bent onder andere verantwoordelijk voor:
• Alle facilitaire meldingen die binnenkomen beoordelen
• Rapportages maken op basis van de meldingen
• Facturen accorderen
• Meldingen escaleren wanneer nodig
• Borgen van alle meldingen in het meldingenbeheersysteem (FMIS)
• Uitzetten van acties bij elke melding naar personen en/of partijen
• Voortgang bewaken, terugkoppelingen verzorgen, etc,
• Alle administratieve handelingen die daaruit voortkomen
• Aansturen huismeester (planning en taken)
• 1e Aanspreekpunt voor in- en externe partijen zoals leveranciers
• Communicatie met melders, leveranciers en andere stakeholders
• Beheren en archivering van documenten in MS Teams
• Wekelijks aandachtspunten binnen locaties en trends doorspreken met facilitair locatiemanagers

Het programmabureau faciliteert het programma Vluchtelingen in praktische zin. We houden ons bezig met advisering en uitvoering van de bedrijfsvoering, en in het bijzonder: HR, ICT, inkoop, huisvesting, financiën, juridische zaken en informatiebeheer en interne communicatie. We geven bijvoorbeeld uitvoering aan: vastlegging en bewaking van middelen, contracten en opdrachten. Daarnaast zorgen we ervoor dat we voldoende op de hoogte zijn van de ontwikkelingen in de programma-organisatie, zodat we kunnen ‘meebewegen’ en proactief kunnen adviseren.

Het team Facilitair zorgt ervoor dat tijdelijke (opvang)locaties een fijne plek zijn om te wonen. De kerntaak van het team Facilitair is het inrichten en beheren van tijdelijke opvanglocaties. Binnen dit team komen echt alle onderdelen van het facilitaire werkveld langs en door de schaalgrootte van het aantal opvanglocaties is deze functie zeer gevarieerd.

Onze organisatie
Programma Vluchtelingen voert extra taken uit op het gebied van de vluchtelingencrisis. Veel Oekraïense vluchtelingen zoeken onderdak in Europa, zo ook in Nederland. De gemeente heeft daarom besloten om zo’n 2.000 Oekraïense vluchtelingen in Rotterdam op te vangen. Collega’s in onze organisatie zijn hiervoor aan zet en hard aan het werk.

Wij zijn op zoek naar een facilitair servicedesk medewerker in een zeer uitdagende omgeving en werkveld. Het werken in dit project kan uitdagend zijn omdat de tijdsdruk regelmatig hoog is. Je houdt ervan om te pionieren in een zeer complexe en dynamische omgeving. Ondanks de dagelijkse hectiek blijf je rustig en behoud je het overzicht. Je bent accuraat, gaat secuur te werk en treedt proactief op indien nodig.

Het steeds schakelen met verschillende partijen en werkzaamheden geeft jou energie. Wel vraagt dit ook om sterke mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden. Je kan omgaan met belangentegenstellingen. Het is hiervoor van belang dat je stressbestendig bent. Je gaat zelfstandig en projectmatig te werk, houdt van afwisseling en bent in staat om structuur en overzicht aan te brengen en prioriteiten te stellen die leiden tot een optimale dienstverlening. Je werkt nauw samen met de coördinator facilitair en de facilitair locatiemanagers. Door de facilitair locatiemanagers te ontzorgen kunnen zij zich focussen op de complexere vraagstukken.

• Je hebt een afgeronde HBO Facility Management opleiding;
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring in de functie van servicedesk medewerker;
• Je hebt 6 maanden werkervaring met projectmatig werken;
• Je hebt werkervaring met documentbeheer en archivering;
• Je hebt werkervaring met Microsoft Suite.

Wensen
• Je hebt werkervaring met een meldingsbeheersysteem (FMIS);
• Je hebt werkervaring met het beheren van een functionele mailbox;
• Je hebt werkervaring met vluchtelingen of bij opvanglocaties;
• Je hebt werkervaring in een dynamische, complexe organisatie met meer dan 5000 medewerkers of werkervaring bij een gemeente met meer dan 200.000 inwoners;
• Je hebt werkervaring met demarcatielijsten.

Werklocatie

• Tijdelijke opvanglocaties in Rotterdam en omgeving

Startdatum

• Zo spoedig mogelijk, naar verwachting december 2025

Uren per week

• Zesendertig uur

Duur van de opdracht

• Twaalf maanden

Verlengingsopties

• Twee keer zes maanden

Data voor verificatiegesprek

• Twee weken na publicatie

De aangeboden kandidaat gaat akkoord met detachering.