Manager IM/FB – kwartiermaker – Ministerie van buitenlandse zaken - Verloning opdracht

Opdrachtomschrijving

• Huidige opsplitsing van IM en FB is suboptimaal. Binnen IM zijn het AVG/IB-team (3 fte), het datateam (6 fte) en 3 businessanalisten die op strategisch/tactisch niveau werken opgehangen. Binnen FB zitten 3 businessanalisten op operationeel niveau, 3 testfuncties en 13 functioneel beheerders.
• Organisatieveranderingen binnen NWW waaronder overheveling van 3 datafuncties naar CB. Betekent dat het datateam groeit van 6 naar 9 fte.
• Ontwikkelingen binnen (livegang applicatie zie hierboven) en buiten HDCV (bv AI) maken dat HDCV een sterke manager IM+FB nodig heeft met inhoudelijke expertise op het werkterrein.
• De rijksbrede bezuinigingen maken een efficiencyslag noodzakelijk (tenminste 3 fte).
• Externe ontwikkelingen zoals AI maken dat voor de medewerkers van IM/FB inzichtelijk moet worden gemaakt welk ontwikkeltraject noodzakelijk is. (uitwerking Strategisch Personeelsplan - SPP)

Deze interimmanager/kwartiermaker gaat het volgende doen:

• Vorm en aansturing geven aan een geïntegreerd cluster IM/FB “in oprichting” (31 fte) waarin vanuit de verschillende werkterreinen geïntegreerd wordt gewerkt aan de verschillende hoofdprocessen van HDCV.
• Opties uitwerken voor de geïntegreerde inrichting van het nieuwe cluster passend binnen CB, HDCV en BZ.
• Vorm geven aan meer inhoudelijke inbreng en sturing:
• vertaling kunnen maken van roadmaps naar binnen IM/FB benodigde capaciteit en verdeling van dossiers onder de medewerkers
• nieuwe rollen en samenwerking vorm geven (operating model, releasemanagement)
• vorm geven van aan functioneel beheer t.b.v. NWW
• integratie datateams (pilot loopt)
• Integratie, verbreding, verdieping op I-terrein binnen CB nodig. Er wordt niet bewust per hoofdproces samengewerkt. Men weet elkaar te vinden maar dat is ad hoc. Er wordt versnipperd gewerkt.
• Nadere uitwerking en implementatie van het Strategisch Personeelsplan HDCV voor IM/FB.
• Inrichten van efficiënte processen zodat in de periode 2026-2029 tenminste 3 fte ingeleverd kunnen worden.
• Visie en sturing op ondersteunende tools (en beheersprocessen) die binnen CB en HDCV-breed gebruikt worden of nodig zijn.
• Portfoliomanager met sturende en regisserende rol. Afstemming en optrekken met Control.
• Ketencoördinatie en service integratie: vanuit IM wordt tenminste een visie en actief meedenken verwacht met de nog aan te stellen ketencoördinator.
• AVG/IB: beter inrichten (tezamen met projectleider Processen).
• Zichtbaarheid IM/FB: tenminste 60% van de werktijd op kantoor (= HDCV-lijn).
• Vormgeven aan beleidsbeïnvloeding:
• Beter aangehaakt zijn bij wat er in de wereld, rijksbreed en binnen BZ speelt op de diverse IT-onderwerpen.
• Pro-actief binnen HDCV bepalen wat de kansen en risico’s zijn.
• Vroegtijdig de standpuntbepaling beïnvloeden op de diverse niveaus zodat deze de kant opgaan die positief of noodzakelijk zijn voor HDCV.
• Actief samenwerken met de verschillende afdelingen van IDI die verantwoordelijk zijn voor in ieder geval de onderwerpen AI, AVG/IB (digitale weerbaarheid) en cloud. Vanuit HDCV perspectief voorstellen doen en meeschrijven met stukken in het hele spectrum van beleidsontwikkeling tot en met uitvoering: van strategieën en rijksbrede richtlijnen tot BZ-richtlijnen en formats.

Eisen

• Je hebt WO-werk en denkniveau.
• Je bent een ervaren (interim)manager met brede specialistische IT-kennis.
• Je hebt brede ervaring met organisatie inrichting.

Wensen

• Je bent een people manager die zijn/haar mensen kan begeleiden in verander- en ontwikkeltrajecten.
• Zichtbaarheid: tenminste 60% op kantoor.

Competenties

• Analyseren
• Creativiteit
• Flexibiliteit
• Netwerken
• Organisatiesensitiviteit
• Overtuigingskracht
• Plannen en organiseren
• Resultaatgerichtheid
• Klantgerichtheid
• Samenwerken

Overige informatie

Het ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld. Het ministerie voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in leeftijd, geslacht, cultuur, achtergrond, geaardheid, kennis en competenties.

De Hoofddirectie Consulaire en Visumzaken (HDCV) verleent consulaire diensten aan Nederlanders in het buitenland en levert een bijdrage aan de regulering van het vreemdelingenverkeer naar Nederland. Het consulaire vakgebied is zichtbaar voor publiek, pers en politiek en vormt daarmee een belangrijk visitekaartje voor het ministerie. De werkomgeving is dynamisch en gericht op verbetering en vernieuwing. HDCV bestaat uit vakkundige en betrokken medewerkers die zich op uitvoerend, beleidsmatig en technisch-inhoudelijk gebied inzetten voor goede consulaire dienstverlening wereldwijd, en de ondersteunende processen die daarvoor nodig zijn. HDCV bestaat uit de afdeling Beleid (BE), de afdeling consulaire bedrijfsvoering (CB), een stafbureau (SB) en twee uitvoeringsorganisaties: de Consulaire Service Organisatie (CSO) en Nederland WereldWijd (NWW). De afdeling Consulaire Bedrijfsvoering (HDCV/CB) vormt de backbone van de hoofddirectie en is verantwoordelijk voor afdelingsoverstijgende en directiebrede werkzaamheden op het gebied van Informatiemanagement (IM), Functioneel Beheer (FB), Human Resources (HR) en Control (CU). Vanuit CB wordt een belangrijke bijdrage geleverd aan grote, meerjarige veranderprogramma’s die lopen binnen de consulaire sector, van proces-inhoudelijke ondersteuning tot business- en data-analyse, AVG/IB, functioneel beheer, business control en HR. HDCV is een i-intensieve directie. In 2025 is een belangrijke applicatie wereldwijd live gegaan. Deze livegang heeft zich gekenmerkt door onverwachte tegenslagen, waardoor lastige keuzes gemaakt moesten worden t.a.v. de prioritering van de te realiseren mijlpalen. Dit heeft zowel impact gehad op de opgeleverde functionaliteit en als op de overdracht van werkzaamheden vanuit het implementatieproject naar de lijn. Concreet zijn de uitvoeringsorganisatie CSO en de ondersteuning vanuit de afdeling Consulaire Bedrijfsvoering (CB) nog niet klaar zijn om (samen) invulling te geven aan de eigen rollen en verantwoordelijkheden. Voor CB betreft dit o.a. dat een veel inhoudelijker aansturing van de businessanalisten nodig is om hun inzet bij het realiseren van de roadmap van noodzakelijke doorontwikkeling in te kunnen schatten. Ook was er onvoldoende ruimte om het releasemanagement daadwerkelijk in te bedden binnen HDCV/CB/FB.