Bestuurssecretaresse kabinetszaken - Freelance opdracht in Hilvarenbeek

Voor het team Bestuurssecretariaat (totaal 4 medewerkers) zoeken wij een ervaren en zelfstandige Bestuurssecretaresse Kabinetszaken die ons tijdelijk komt versterken. Jij weet hoe het werkt binnen het gemeentelijk domein en kunt zonder veel uitleg en begeleiding direct aan de slag.

Jouw rol

Als bestuurssecretaresse ondersteun je de burgemeester en locoburgemeester en zorg je voor een professionele en soepele uitvoering van alle kabinetswerkzaamheden. Je schakelt snel, stelt prioriteiten en voelt feilloos aan wat er nodig is om het bestuur optimaal te ondersteunen.

Wat ga je doen?

• Secretariële ondersteuning voor de burgemeester en locoburgemeester.
• Voorbereiden, vastleggen en afhandelen van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Fungeren als vraagbaak voor interne en externe contacten zoals medewerkers en inwoners, over de burgemeester en zijn werkzaamheden. Bijvoorbeeld een heroverweging bij een Koninklijke onderscheiding.
• Organiseren en coördineren van terugkerende evenementen zoals Lintjesregen, Veteranendag en de 4 mei-herdenking.
• Verrichten van overige kabinetswerkzaamheden, zoals het schrijven van speeches en voorwoorden voor officiële momenten (o.a. 4 mei, uitreiking Koninklijke onderscheidingen).
• Adviseren, beheren en zelfstandig afhandelen van vertrouwelijke aanvragen voor Koninklijke onderscheidingen en het gemeentelijk waarderingsbeleid.
• Ondersteunen van de burgemeester bij de voorbereiding van protocollaire activiteiten.
• Beheren en adviseren over de inzet van relatiegeschenken richting het college van B&W.
• Adviseren en en ondersteunen van de burgemeester en locoburgemeester bij de vormgeving en uitvoering van representatieve taken.
• Organiseren en coördineren van officiële bezoeken en ontvangsten voor het onderhouden van bestuurlijke netwerken en contacten.

Wat neem je mee?

• Een secretariële of administratieve opleiding
• Aantoonbare ervaring met kabinetstaken binnen een gemeentelijke omgeving.
• Je bent georganiseerd, stressbestendig en positief ingesteld.
• Plannen en prioriteren gaan je van nature goed af.
• Je communiceert uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent proactief, flexibel en hebt een hands-on mentaliteit.
• En vooral: je hebt zin om bij te dragen aan een kleinschalige, gezellige gemeente en hier het verschil te maken!

• Kandidaat beschikt over een eigen telefoon en laptop.
• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring als bestuurs/directiesecretaresse. Dit moet blijken uit het CV.
• De aangeboden kandidaat gaat akkoord met detachering.

Wensen

• Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring binnen kabinetszaken. Dit moet blijken uit de CV.
• Kandidaat heeft een aantoonbare afgeronde secretariële/administratieve diploma behaald. Dit moet blijken uit het CV.

Kandidaat beschikt over de volgende competenties. Dit wordt getoetst in een persoonlijk gesprek.

• Kandidaat beschikt over politieke en bestuurlijke sensitiviteit
• Kandidaat beschikt over goede communicatieve en schriftelijke vaardigheden
• Kandidaat is georganiseerd, stressbestendig en positief ingesteld.
• Kandidaat kan goed plannen en prioriteren stellen.
• Kandidaat is proactief, flexibel en hebt een hands-on mentaliteit.
• Kandidaat past binnen het team

• Werklocatie Gemeentehuis
• Startdatum 1-3-2026
• Einddatum 1-7-2026
• Optie tot verlenging opmerkingen Ja, in overleg afhankelijk van ziekteperiode. Kan 2 maanden of 6 maanden zijn.
• Toelichting op uur per week 16-24 uur