Archivaris (beleid en toezicht) - Freelance opdracht in Hengelo

Je inhoudelijk opdrachtgever voor beleid is de teammanager van team Informatiebeheer en Data. Voor toezicht is de teammanager Strategie, Advies en Projecten opdrachtgever.

Als Archivaris bij gemeente Hengelo is jouw werkterrein tweeledig: beleidsvorming en toezicht. Je bent verantwoordelijk voor het opstellen van beleid en de afstemming ervan met de Archivaris, CIO en andere informatiekundige vakgebieden zoals privacy, security, architectuur en functioneel- en informatiebeheer. Je zorgt voor (de coördinatie van) het vertalen van het beleid in regels, instrumenten en instructies en zorgt voor een goede communicatie over informatiebeheer binnen gemeente Hengelo. Denk aan het opstellen van de informatiebeheerstrategie, finaliseren van het vernietigingsbeleid, beleid/werkinstructies voor openbaarheid van (gedigitaliseerde) archieven, en het mede vormgeven van beleid voor data loss prevention in M365. Je stelt je hierin op als aanjager, maar werkt nauw samen met de Archivaris, de Kwaliteitsmedewerkers archiefbescheiden en de teammanager Informatiebeheer en Data. Samen met hen ga je je inzetten voor het opvullen van de beleidshiaten zodat een basis gecreëerd wordt voor het duurzaam en in goede, geordende staat bewaren van informatie.

Voor toezicht stel je een toezichtagenda op, hierin wordt de structuur van toezicht geborgd, worden terugkerende thema’s benoemd en worden (incidentele) taken opgenomen die nu om aandacht vragen. De werkzaamheden met de hoogste prioriteit voer je uit of benoem je waar deze uitgevoerd dienen te worden. Om hiertoe te komen sta je in nauw contact met de Archivaris en put je uit bestaande inzichten, documentatie en rapportages zoals IBT/Horizontaal toezicht en rapportages van de archiefinspecteur.

• Opstellen en afstemmen van beleid op het terrein van informatiehuishouding, in overleg met relevante interne stakeholders.
• Coördineren van het vertalen van beleid naar regels, instrumenten en werkinstructies en zorgen voor duidelijke communicatie over informatiebeheer.
• Opstellen van strategieën en beleidsdocumenten, bijvoorbeeld informatiebeheerstrategie en vernietigingsbeleid.
• Ontwikkelen van beleid/werkinstructies voor openbaarheid van (gedigitaliseerde) archieven en mede vormgeven van beleid voor data loss prevention in M365.
• Opstellen van een toezichtagenda om structuur en terugkerende thema’s in toezicht te borgen en incidentele taken te benoemen.
• Uitvoeren van of aangeven waar prioriteitswerkzaamheden moeten worden uitgevoerd, en hierbij putten uit bestaande inzichten, documentatie en rapportages (zoals IBT/Horizontaal toezicht en rapportages van de archiefinspecteur).
• Samenwerken met de Archivaris, kwaliteitsmedewerkers archiefbescheiden en de teammanager Informatiebeheer en Data om beleids- en toezichtshiaten te dichten en basis te leggen voor duurzaam en geordend bewaren van informatie.

Onze informatiehuishouding, zowel in proces als archief, is nagenoeg volledig digitaal.

Vanwege onze ambitie op verdere professionalisering van beleid en toezicht hebben we extra ondersteuning nodig.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Gemeente Hengelo is een dynamische organisatie met ruim 900 gedreven medewerkers die zich inzetten voor een leefbare, ondernemende en innovatieve stad. Met meer dan 80.000 inwoners zijn we groot genoeg voor uitdagende projecten en klein genoeg om wendbaar te blijven.

Als opdrachtgever bieden we een professionele en collegiale werkomgeving, waar samenwerken, initiatief en resultaatgericht werken centraal staan. We hechten veel waarde aan innovatie en ontwikkeling, zowel binnen onze organisatie als in de samenwerking met partners.

Wij zoeken professionals die samen met ons willen bouwen aan de toekomst van Hengelo. Werken voor onze gemeente betekent een bijdrage leveren aan een stad met karakter, ambitie en een sterke gemeenschapszin.

Je werkt bij het team Strategie, Advies en Projecten binnen de afdeling I&IT (circa 110 collega's).

Je directe collega is onze Archivaris, voor wie je de belangrijkste sparringpartner bent.

Je werkt binnen een gemeente waarbinnen relaties en gevoel voor cultuur belangrijk is, je hebt daar gevoel voor.

Je maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager.

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als Beleidsadviseur informatiebeheer/archief bij een overheidsorganisatie
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de toezichthoudende rol van Archivaris bij een gemeentelijke organisatie
• Kandidaat gaat akkoord met de gestelde detacheringsvoorwaarde

Wensen:

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Beleidsadviseur informatiebeheer/archief bij een overheidsorganisatie
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar in de toezichthoudende rol van Archivaris bij een gemeentelijke organisatie
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van Archivistiek A of B of archiefwetenschap

• Tactisch gedrag
• Resultaatgericht werken
• Samenwerken
• Besluitvaardigheid
• Organiseren
• Kritisch
• Analyserend vermogen

Duur: 6 maanden
Opties tot verlenging: 3x 1 maand
Uren per week: 24
Start: 2026-10-05T21:59:00Z
Werkdagen: De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg

Gespreksdata: gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 17 september 2026, 13:00 uur