Jeugd, Zorg en Diversiteit – Directiesecretaris - Freelance opdracht in Amsterdam

In de functie van directiesecretaris ben je verantwoordelijk voor het voorbereiden van de agenda van het directieteamoverleg en de daarbij behorende stukkenstroom, actielijst en verslaglegging. Met creativiteit en energie organiseer en stuur je op een goed overleg en bewaak je de voortgang van de afspraken. Je adviseert het directieteam op inhoud, proces, bedrijfsvoering en de verbinding tussen vraagstukken, en je faciliteert een effectief overleg.

Je fungeert als sparringpartner voor de directeur en adviseert vanuit jouw kennis over zowel het bestuurlijke als het ambtelijke besluitvormingsproces. Daarbij zoek je actief de verbinding met collega’s van andere directies en partners in de stad. Je draagt bij aan een soepele besturing van de directie door een goede verbinding te leggen tussen afdelingen, de directiestaf en de directieadviseurs die aan bestuurlijke documenten werken. Daarnaast voer je projecten uit voor het directieteam.

Samen met je collega’s binnen de directiestaf ben je verantwoordelijk voor samenhang in de directiebrede aanpak van strategische prioriteiten, waaronder organisatieontwikkeling en communicatie. Ook zorg je voor een uniforme benadering van vraagstukken rondom sturing en beheersing en de producten uit de jaarcyclus. Je draagt actief bij aan het teamgevoel dat nodig is om complexe, meervoudige en unieke samenwerkingsvraagstukken op een prettige manier op te pakken.

Je beheert de voortgang en coördineert het prestatiecontract dat de directeur heeft afgesloten met de stedelijk directeur en je stelt het conceptjaarplan van de directie op. Daarnaast ondersteun je de directeur in de relatie met de onderdeelcommissie en ben jij namens de directie het aanspreekpunt voor deze commissie. Je voert vooroverleggen over agendapunten en informatie die aan de commissie zijn toegezegd en speelt een actieve rol bij het opstellen van formele adviesaanvragen en correspondentie tussen bestuurders en de commissie.

Je bent bovendien het aanspreekpunt voor uiteenlopende en overkoepelende vraagstukken die aan de directeur of de directie zijn gericht. Naast de meer intern gerichte taken heb je ook een coördinerende rol in de externe gerichtheid van de directie en directeur. Je maakt deel uit van het lobbynetwerk, waaronder de G4 en G40, de VNG en het Rijk, op de inhoudelijke beleidsterreinen van de directie. Daarbij zorg je voor samenhang en een integrale aanpak binnen de afdelingen en in samenwerking met collega’s van het cluster en Public Affairs.

Je organiseert en monitort directie overleggen, inclusief agenda, verslaglegging en acties.
• Je adviseert en ondersteunt de directeur bij strategische en bestuurlijke vraagstukken.
• Je gaat proactief de organisatie in en onderhoudt contacten met stakeholders om beleid af te stemmen op bestuur en cluster.
• Je zorgt samen met stafadviseurs voor strategische agendavorming van directeur en directieteam.
• Je organiseert bijeenkomsten over leiderschap voor het directieteam en management.
• Je coördineert externe netwerkoverleggen op ambtelijk en bestuurlijk niveau.
• Je verbetert en coördineert de interne sturingscyclus met HR en financiën.

De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.

De directiesecretaris ondersteunt de directeur en het directieteam (DT)) van Jeugd, Zorg en Diversiteit (JZD) bij het soepel laten draaien van de directie. De directiestaf bestaat uit een team van ongeveer 15 personen met uiteenlopende functies. Het team is in ontwikkeling, iets waar ook jij in samenwerking met de teammanager een bijdrage aan mag leveren.
Jullie werken nauw samen met de ondersteunende diensten als communicatie, control, financiën en P&O. De directie JZD bestaat uit zes
afdelingen: Jeugd, Zorg, Contractmanagement, Services & Data, Maatwerk & Doorbraken en Diversiteit. De directie JZD maakt onderdeel uit van het Cluster Sociaal.
We doen alles aan een actieve en positieve werksfeer, door serieuze aandacht voor opleiding, ontwikkeling en arbeidsomstandigheden. En ook met ruimte voor informele momenten en aandacht voor elkaars mooie
resultaten.

• De aangeboden kandidaat is in het bezit van een erkende hbo diploma.
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring met strategische (directie) advies en coordinatie.
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 4 jaar ervaring bij een overheidsorganisatie in het sociaal domein.
• De aangeboden kandidaat heeft goede schriftelijke vaardigheden.
• De aangeboden kandidaat gaat akkoord met detachering.

Wensen

• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring als secretaris met strategische coördinatie, sturing en advies op directie- of bestuursniveau, inclusief het begeleiden van bestuurlijke besluitvorming, agendavorming, en het voorbereiden van directie- of managementoverleggen.
• De aangeboden kandidaat heeft bij voorkeur minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een G4 gemeente, waarin je hebt geopereerd op het snijvlak van beleid, organisatieontwikkeling en bestuurlijke advisering.
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met coördinatie binnen of voor externe netwerkstrategieën en/ of lobbyactiviteiten.

• Startdatum: 01-01-2026
• Einddatum: 01-04-2026
• Werklocatie: Amstel, 1, 1011PN, AMSTERDAM
• Aantal uren per week: 34- 36
• Optioneel tot verlenging: Ja, de Gemeente heeft de mogelijkheid de Overeenkomst meerdere keren te verlengen tegen dezelfde voorwaarden en condities, met dien verstande dat de totale maximale duur van de Overeenkomst de 24 maanden niet mag overschrijden.
• Planning interviews: Woensdag 10 december en donderdag 11 december 2025