Coördinator secretariaat & communicatie - Freelance opdracht in Utrecht

Functionele aansturing van het secretariaatsteam en communicatieteam.

De teams bestaan respectievelijk uit 9 management assistenten en 2 communicatiemedewerkers. Jij zorgt voor de dagelijkse functionele aansturing en de ontwikkeling van het team op inhoud en samenwerking. Je schakelt gemakkelijk tussen tactisch meedenken en pragmatisch organiseren. Je bent verantwoordelijk voor:

Functioneel aansturing van het secretariaatsteam en communicatieteam. Het creëren van een open, effectieve samenwerking binnen en buiten het team, organiseren en begeleiden van themabijeenkomsten en teamvergaderingen, opstellen van planningen, roosters en overzichten die bijdrage aan de continuïteit en kwaliteitsborging van de teams, zorgen voor de personele bezetting, signaleren van knelpunten en het stellen van prioritering in werkzaamheden, professionalisering van het team, intensieve samenwerking met collega coördinatoren van andere teams en het adviseren over de lange termijn inrichting van de coördinatie van de teams.

Afdeling:

Het Bureau Directieondersteuning (BDO) is een team van medewerkers ter ondersteuning en advisering van de directeur DF&A en de MT-leden. Dit doet het BDO onder andere door het voeren van de secretarisrol bij het MT, de advisering en procesmatige begeleiding van de stukkenstroom, coördinatie en opstellen van P&C producten, de regie op bedrijfsvoering gerelateerde onderwerpen, interne en externe communicatie en de secretariële ondersteuning van managers. De MA’s zijn deels verantwoordelijk voor het agendabeheer van afdelingshoofden (MT-leden) en deels werkzaam in een postbus waar algemene vragen binnenkomen van o.a. teamleiders.
COMPETENTIES

– Samenwerken

– Aansturen groep

– Initiatief

– Omgevingsbewustzijn

– Plannen en organiseren