Coördinator secretariaat & communicatie - Freelance opdracht in Utrecht
FlexSpot®Opdrachtomschrijving
Opdrachtomschrijving
Functionele aansturing van het secretariaatsteam en communicatieteam. De
teams bestaan respectievelijk uit 9 management assistenten en 2 communicatiemedewerkers.
Jij zorgt voor de dagelijkse functionele aansturing en de ontwikkeling van het team op inhoud en
samenwerking. Je schakelt gemakkelijk tussen tactisch meedenken en pragmatisch organiseren.
Je bent verantwoordelijk voor:
Functioneel aansturing van het secretariaatsteam en communicatieteam. Het creëren van een
open, effectieve samenwerking binnen en buiten het team, organiseren en begeleiden van
themabijeenkomsten en teamvergaderingen, opstellen van planningen, roosters en overzichten
die bijdrage aan de continuïteit en kwaliteitsborging van de teams, zorgen voor de personele
bezetting, signaleren van knelpunten en het stellen van prioritering in werkzaamheden,
professionalisering van het team, intensieve samenwerking met collega coördinatoren van andere
teams en het adviseren over de lange termijn inrichting van de coördinatie van de teams.
34. Beschrijving afdeling/team
Afdeling:
Het Bureau Directieondersteuning (BDO) is een team van medewerkers ter ondersteuning en
advisering van de directeur DF&A en de MT-leden. Dit doet het BDO onder andere door het voeren
van de secretarisrol bij het MT, de advisering en procesmatige begeleiding van de stukkenstroom,
coördinatie en opstellen van P&C producten, de regie op bedrijfsvoering gerelateerde
onderwerpen, interne en externe communicatie en de secretariële ondersteuning van managers.
De MA’s zijn deels verantwoordelijk voor het agendabeheer van afdelingshoofden (MT-leden) en
deels werkzaam in een postbus waar algemene vragen binnenkomen van o.a. teamleiders.
De wensen
Alles uitklappenDe mate waarin kandidaat ervaring heeft het begeleiden en ondersteunen van medewerkers
De mate waarin kandidaat zich snel kan aanpassen aan (onverwachte) situaties
De mate waarin kandidaat ervaring heeft met het opstellen van doelstellingen en processen
De mate waarin kandidaat ervaring heeft met het zelfstandig uitvoeren van (complexe) taken en verantwoordelijkheden, waarbij aantoonbaar zorgvuldig wordt gewerkt binnen gestelde kaders, deadlines en kwaliteitsnormen
De mate waarin kaniddaat ervaring heeft met het adviseren over strategische en praktische vormgeving van coordinatie en organisatorische samenwerking
Sollicitatie procedure
Vind een opdracht die bij je past
Bekijk het actuele overzicht van beschikbare opdrachten en ontdek wat aansluit bij jouw profiel en ambities. Heb je iets interessants gevonden? Klik dan door voor meer informatie en details over de opdracht.
Solliciteer direct
Klaar om te solliciteren? Met één klik stuur je jouw profiel naar de opdrachtgever of partner.
Reactie van de opdrachtgever
Na je sollicitatie neemt de opdrachtgever of partner contact met je op. Je hoort of je wordt uitgenodigd voor een gesprek, of dat je eventueel in aanmerking komt voor een andere opdracht.
Start met je opdracht
Ben je geselecteerd? Gefeliciteerd! Je kunt snel aan de slag en samen met de opdrachtgever duidelijke afspraken maken over de startdatum, voorwaarden en verwachtingen.